За кулисами праздника
Счастливый конец сказки подразумевает, что все герои и действующие лица остались довольны и счастливы. Так и мероприятия, проведенные профессионалами, занимающимися организацией праздников, должны оставить у участников только приятные воспоминания. Счастливый конец мероприятия означает, что гости вынесут вердикт - «Все было здорово, безукоризненно!» и будут с нетерпением ждать следующего события, в надежде еще раз принять участие в подобном мероприятии. Заказчик, за блестящую организацию получит благодарность и премию от руководства. Агентство, которое являлось исполнителем – свои оговоренные комиссионные и, возможно, письменную благодарность от заказчика. Благодарность займет свое почетное место - в рамочке на видном месте в агентстве. Любое мероприятие можно превратить в сказку со счастливым концом, но - «скоро сказка сказывается, но не быстро дело делается».
Так как мы не занимаемся ритуальными событиями, то заказчики ждут от нас привносящую в будни радость. Работу, выполненную профессионально и красиво. Очень важно, что бы с момента обращения заказчика (звонка, либо письма по электронной почте) и до самого подписания акта о выполненных работах, существовало четкое взаимодействие между заказчиком и организаторами праздников. Это необходимо для более плодотворного использования времени и успешного достижения запланированного результата. Для того, что бы исключить конфликтные ситуации. И в итоге, не усложняя работу друг другу, получить истинное удовлетворение и тот самый - «сказочный конец». Естественно, что за кулисами праздника всегда кипит работа, и пришло время взглянуть на нее.
Итак, заглянем за кулисы…
Работа начинается с предложения заказчика об организации мероприятия - возможно, это планируется конференция, партнерская встреча, презентация или большой корпоративный праздник. Если заказчик объявляет тендер, то необходимо сделать это предварительно. Тогда у организаторов праздников будет достаточно времени собрать информацию о пожеланиях клиента, составить предложения соответствующие концепции заказчика. Для этого заказчику отправляется бриф с рядом вопросов, уточняющих формат события, место проведения, особые пожелания. Немаловажно уточнить о ранее проведенных в компании мероприятиях. Бывает так, что это вызывает недоумение, хотя объяснение весьма простое.
Существует множество стилей, в которых проводят праздники: пиратский, гавайский, ковбойский и множество других, и если в компании уже проводился праздник, то мог использоваться один из них. И всегда есть риск повторения. А это будет означать потерю времени на составление предложения со стороны организаторов и на изучение со стороны заказчика. Удовольствия это не доставит ни одной из сторон. Личная встреча позволяет познакомиться заказчику с исполнителем и уточнить необходимые детали, которые ранее не проявились в письменных обсуждениях. Мы всегда предпочитаем, после ознакомления с документами, договориться о встрече с заказчиком.
Есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание заказчику. Очень нежелательно делать из бюджета тайну! Для того, что бы мы четко могли выполнить поставленные задачи, их нужно так же четко сформулировать. Только поняв уровень мероприятия, ивентор может приступать к их решению. Используя проверенные концепции, можно адаптировать их под специфику мероприятия. Впрочем, нам не составит труда разработать совершенно новые концепции, учитывая все пожелания заказчика, виды деятельности предполагаемой аудитории или же приглашаемых гостей. Мы тщательно подбираем площадки, артистов и ведущих на праздники, и все это представляем в яркой презентации, примерным объемом в десятки страниц. Позволив организаторам праздников провести презентацию лично, вы сможете избежать недопонимания, иногда из за неправильного прочтения, доходящее до смешного абсурда. Поверьте, они часто возникают при рассмотрении предложений в электронном виде или письменном варианте.
Безусловно – тендер дает право на принятие решения о выборе заказчику. Но если Вы потратите 10 минут на презентацию и еще 10 на обсуждении возникших вопросов, этим Вы проявите свое уважение к труду представителей агентства и, в дальнейшем сможете сделать наиболее правильный выбор из предложенных работ, тем самым гарантировав успех запланированного мероприятия. Этих двадцати минут хватит и потенциальному исполнителю использовать свой потенциал.
Тендер такого типа работ, всегда является креативным соревнованием между профессионалами в области проведения праздников, если после презентации сотрудничество не продолжилось, благодарностью за проделанную работу будет уведомление всех участников конкурса о его результатах.
По всем вопросам, касающихся организации и заказа выступлений, проведения мероприятий и различных торжеств с участием Александра Селиверстова, ведущего, саксофониста диджея: приглашения на частные мероприятия, корпоративные праздники, юбилеи, свадьбы, фестивали, концерты, Вы можете обращаться по телефонам в Москве: 8 (903) 502-89-43, 8 (903) 743-37-81